私車公用這個話題，一直以來都沒消停過，沒辦法啊，畢竟這個事情在企業(yè)隨時都在發(fā)生。
就拿財務(wù)部來說，今天去市里跑一趟稅務(wù)局，單位的公車不夠，員工自己開了自己私家車出去了一趟，這個也算是私車公用，我是為了公司辦事，這個費(fèi)用是不是應(yīng)該公司承擔(dān)呢？
當(dāng)然，財務(wù)部的這種情況還不算多，業(yè)務(wù)部的相對要多一些，天天在外面跑，自己開自己的車也是方便一些，什么油費(fèi)、過路費(fèi)、停車費(fèi)，公司是不是應(yīng)該給我報銷一下?
該，肯定該，因公支出，屬于公司的支出，就應(yīng)該入賬報銷。
但是私車公用的這個話題確實(shí)太敏感了.
為什么敏感呢？因?yàn)閭€人的車輛，個人車輛發(fā)生的這個費(fèi)用，真的是太容易出現(xiàn)公私不分的情況，我們知道私人發(fā)生的費(fèi)用不管是會計核算還是稅務(wù)處理都是不允許放到公司來報銷和稅前列支的。
會計主體假設(shè)的目的是為會計核算劃定一個空間范圍，以便于將企業(yè)自身的經(jīng)營活動和外界相區(qū)別，與所有者自身的經(jīng)濟(jì)收支相區(qū)別。界線清楚，既便于核算，又避免法律糾葛。稅法上更不允許和企業(yè)取得收入無關(guān)的其他費(fèi)用列支，這涉及國家的稅收安全。
像加油票這類發(fā)票很容易出現(xiàn)舞弊，很多企業(yè)就會找些私人發(fā)生的費(fèi)用取得的發(fā)票，甚至去虛開一些加油費(fèi)發(fā)票在企業(yè)賬務(wù)列支，主要目的就是虛增費(fèi)用，減少企業(yè)所得稅的支出，規(guī)避個人所得稅和社?；鶖?shù)。
也正是因?yàn)槿绱?，但凡你向稅?wù)局咨詢，私車公用發(fā)生的相關(guān)加油費(fèi)、過路費(fèi)用能不能稅前扣除，能不能報銷的時候，你通常都會得到一個這樣的回復(fù)。
企業(yè)使用員工個人的車輛，應(yīng)在簽訂租賃合同并取得車輛租賃發(fā)票的情況下，其發(fā)生的與生產(chǎn)經(jīng)營相關(guān)的油費(fèi)、保養(yǎng)費(fèi)、過路費(fèi)等支出，可憑合法有效憑證在企業(yè)所得稅前扣除。
這個回復(fù)的內(nèi)核思想是什么呢？其實(shí)無非就是讓你取得充分的證明，至少從形式上證明這個車輛的使用費(fèi)用確確實(shí)實(shí)是和企業(yè)相關(guān)的。
其實(shí)咱們細(xì)想一下，稅務(wù)局這樣回復(fù)也是沒有毛病的，車輛本身不屬于你企業(yè)的財產(chǎn)，車輛發(fā)生的費(fèi)用要進(jìn)到你企業(yè)費(fèi)用，那只有通過市場化交易，以接受租賃服務(wù)方式實(shí)現(xiàn)。
這就像你租房辦公，你總不可以讓別人把房屋折舊表拿給你做賬是一個道理。
如果我們按照這個邏輯去做的話，肯定是萬無一失的，因?yàn)樗_實(shí)是非常規(guī)范，但是這樣做確實(shí)非常不現(xiàn)實(shí)，可以說是困難重重。
1、租賃合同難簽，一個兩個人倒好說，有些單位幾千上萬人，部門幾十上百個，單位私車公用情況多，私車公用的發(fā)生非常零散，簽合同這個事情落地性不強(qiáng)。
2、發(fā)票代開難，一般私車公用都是用員工的車輛，員工個人去代開發(fā)票意愿非常低，而且由于私車公用發(fā)生零散，加上各地對個人代開發(fā)票次數(shù)和金額都有限制，實(shí)操上很難操作。
3、租賃發(fā)票稅負(fù)高，個人代開租賃發(fā)票個人所得稅這塊就已經(jīng)是20%了，加上增值稅（正常按3%算）、附加、印花稅等稅負(fù)，綜合稅負(fù)幾乎接近25%，這部分都是轉(zhuǎn)嫁企業(yè)負(fù)擔(dān)，說句不好聽的話，你就算給我把這部分費(fèi)用都納稅調(diào)增，我也就是25%的企業(yè)所得稅，如果是小型微利企業(yè)，我還遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到25%。
所以，基于上面的原因，現(xiàn)實(shí)工作中，私車公用簽訂合同，代開發(fā)票這個事情真的是越想越不現(xiàn)實(shí)，很沒有實(shí)操性！
但是企業(yè)也不可能因?yàn)檫@個就不發(fā)生這個費(fèi)用，稅務(wù)政策也不能成為企業(yè)經(jīng)營的阻礙，鑒于這種情況，二哥覺得我們是否可以換個方式來處理這些費(fèi)用?；蛘呤谴蛞粋€組合拳，綜合利用各種方式解決公司交通費(fèi)用的問題。
怎么做呢？
1
以交通補(bǔ)貼的方式處理
按照部門、級別以及崗位性質(zhì)直接隨工資薪金發(fā)放交通費(fèi)補(bǔ)貼，以此來解決員工平時因公出現(xiàn)產(chǎn)生的因公支出。
財企[2009]242號，企業(yè)為職工提供的交通、住房、通訊待遇，已經(jīng)實(shí)行貨幣化改革的，按月按標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放或支付的住房補(bǔ)貼、交通補(bǔ)貼或者車改補(bǔ)貼、通訊補(bǔ)貼，應(yīng)當(dāng)納入職工工資總額，不再納入職工福利費(fèi)管理；
這是一個好辦法，一方面不需要發(fā)票報銷「當(dāng)然也有采取用發(fā)票報銷方式領(lǐng)取補(bǔ)貼」，但不管你是直接現(xiàn)金方式發(fā)放還是報銷方式向職工支付的收入，均應(yīng)該視為個人取得公務(wù)用車補(bǔ)貼收入，按照工資薪金計算繳納個人所得稅。
《國家稅務(wù)總局關(guān)于個人因公務(wù)用車制度改革取得補(bǔ)貼收入征收個人所得稅問題的通知》（國稅函[2006]245號）第一條規(guī)定，因公務(wù)用車制度改革而以現(xiàn)金、報銷等形式向職工個人支付的收入，均應(yīng)視為個人取得公務(wù)用車補(bǔ)貼收入，按照“工資、薪金所得”項(xiàng)目計征個人所得稅。
同時呢，國稅發(fā)[1999]58號國家稅務(wù)總局關(guān)于個人所得稅有關(guān)政策問題的通知，個人因公務(wù)用車和通訊制度改革而取得的公務(wù)用車、通訊補(bǔ)貼收人，扣除一定標(biāo)準(zhǔn)的公務(wù)費(fèi)用后，按照“工資、薪金”所得項(xiàng)目計征個人所得稅。
注：對于這種交通費(fèi)補(bǔ)貼，計算個稅，各地還有不同的標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)以下免稅，標(biāo)準(zhǔn)以上征稅，這個需要看各地的具體政策。如果沒有出臺政策的地區(qū)，那就全額計個稅。
比如下面這個海南省的標(biāo)準(zhǔn)。
2
對外租賃用車
2.1 非短期租賃
這種適合經(jīng)常在外地跑業(yè)務(wù)的人員，銷售代表這種到達(dá)一個省后，可能要跑遍全省各網(wǎng)點(diǎn)，這種適合找租賃公司租車使用。
喜歡自駕游的朋友都非常清楚，現(xiàn)在租賃車輛也非常方便，各地都有租賃公司，對企業(yè)來說，企業(yè)員工異地出差，同省出差，完全可以通過企業(yè)間合作的方式，租賃專業(yè)公司的車輛使用。
公司和租賃公司簽訂框架合作協(xié)議，按月或者按次和租賃公司結(jié)算租車費(fèi)用，取得租賃公司的合規(guī)發(fā)票。
員工跨省或者跨市出差，可以在租賃公司當(dāng)?shù)氐能囆刑崛≤囕v使用，費(fèi)用由公司統(tǒng)一結(jié)算。
2.2 短期租賃
這種適合市內(nèi)出行、商務(wù)接待場景需求，最簡單的就是可以采用網(wǎng)約車企業(yè)版的方式。
我們都知道現(xiàn)在的網(wǎng)約車服務(wù)非常精準(zhǔn)，全程行程追蹤，所有出行有記錄可查，不怕虛假報銷，這也是企業(yè)費(fèi)用真實(shí)性證明的有效證據(jù)。
像一些網(wǎng)約車推行的企業(yè)版出行服務(wù)，更是和企業(yè)財務(wù)直接對接，省去了員工墊付交通費(fèi)，報銷交通費(fèi)的流程，讓出行更高效，費(fèi)用管控更到位。
而這種方式實(shí)質(zhì)也是一種租賃方式，只不過這種方式更集中，更高效。
大家可以看看下面這個視頻。
以上的處理方式，員工不會涉及個人所得稅的問題，取得的發(fā)票是實(shí)實(shí)在在的因?yàn)橘M(fèi)用支出，甚至根本不需要員工墊付，直接企業(yè)結(jié)算了。
企業(yè)費(fèi)用監(jiān)控和稅前列支也公開透明，非常適合企業(yè)人員出行場景較多的大中型企業(yè)使用。
其實(shí)以上兩種方式基本能解決大部分日常出行的場景問題，而且更為關(guān)鍵是避免了私車公用的發(fā)生，私車公用不僅費(fèi)用難以監(jiān)控，稅務(wù)風(fēng)險較大，而且更為關(guān)鍵的是員工交通事故無處不在，企業(yè)在員工人生安全上也存在相應(yīng)的風(fēng)險，所以，能不用其實(shí)盡量不用。
3
實(shí)報實(shí)銷
那么如果真的企業(yè)日常就是有各種加油發(fā)票、過路費(fèi)發(fā)票采取報銷方式來處理且未簽到租車協(xié)議，我們?nèi)绾巫龅奖M量規(guī)避風(fēng)險呢或者說把風(fēng)險降低到最低呢？
首先，我們應(yīng)該盡量降低這塊的比例，大量的企業(yè)出行場景我們可以采取補(bǔ)助、或者找專業(yè)的第三方租賃公司合作方式解決。
其次，如果真發(fā)生臨時的這種費(fèi)用，我們需要做的就是從核算報銷流程和發(fā)票取得多方面做好內(nèi)部控制，最終一個目標(biāo)，不用嘴巴說，而是用證據(jù)鏈證明這個費(fèi)用是因公發(fā)生，在稅務(wù)檢查時候獲得稅務(wù)檢查人員的認(rèn)可。
建立制度是關(guān)鍵！你必須有相關(guān)的制度把這個東西固化下來，你可以單獨(dú)制度一個私車公用報銷制度，也可以在公司差旅費(fèi)報銷制度下加入私車公用的相應(yīng)規(guī)定。
報銷流程和單據(jù)就是具體怎么做？填寫那些單據(jù)，準(zhǔn)備那些票據(jù)？都需要清清楚楚的涵蓋。
包括出行前提出出車申請單「時間、地點(diǎn)、出行事由等」，出行完成后的人員需要提供的報銷表格式，信息應(yīng)該包括實(shí)際趟數(shù)、里程、相關(guān)雜費(fèi)等
制度里面規(guī)定主要的地點(diǎn)，出行的市州多少公里數(shù)以制度的方式固定下來，采取每公里定額報銷多少油的方式進(jìn)行計算。
關(guān)于發(fā)票，都應(yīng)該憑票報銷且發(fā)票都應(yīng)該開具為公司抬頭，開票日期會佐證出行的真實(shí)性。
如果做到這樣，制度健全，費(fèi)用合理，出差業(yè)務(wù)證據(jù)充分，我們又不是變相發(fā)補(bǔ)貼，又不是違規(guī)亂報銷，那這種操作方式我覺得稅務(wù)就算檢查到，也可以用真實(shí)業(yè)務(wù)的理由去和稅務(wù)溝通協(xié)調(diào)，獲得稅務(wù)的認(rèn)可。
4
總之，如果你也覺得協(xié)議不好弄，那么二哥建議針對你自己公司的各種情況，綜合考慮前面幾種方式來解決公司交通費(fèi)的問題。
你比如，公司絕大部分管理人員，日常出現(xiàn)較少的，直接采取交通補(bǔ)貼方式解決，公司的銷售人員，長期在外跑的人員，可以采取定向和汽車租賃公司合作方式，或者說直接用網(wǎng)約車企業(yè)版方式解決這部分人出行報銷問題。
對于建筑類企業(yè)，工地在便宜地區(qū)，需要隨時開自己車去現(xiàn)場的，可以結(jié)合私車公用，簽訂協(xié)議，定期開具發(fā)票的方式解決。
總之，如果你什么都不做，就是一摞加油票，一摞通行費(fèi)發(fā)票的貼著報銷，而且還說不出個合理性，分不清出行次數(shù)，任務(wù)目的和合理公里消耗，這部分費(fèi)用的可信度就非常低了。
可信度低了，如果是變相發(fā)補(bǔ)貼那對不起，補(bǔ)個稅，如果是虛假費(fèi)用，那對不起，不得稅前扣除。
千萬別有張加油費(fèi)發(fā)票貼著就萬事大吉了，任何事情都是要講證據(jù)的，會計上和稅務(wù)上的真實(shí)合理不是就等于一張發(fā)票！
